Comment créer son cabinet de notaire ? par Frédéric Ducourau

Alors que cette profession était extrêmement cloisonnée et réglementée à l’extrême, la loi Macron a voulu déverrouiller tout ce système et permettre aux jeunes notaires sortant de l’école de pouvoir s’installer à leur compte et ainsi permettre la création de nouvelles officines. Notamment dans les régions rurales où un désert administratif tend à se profiler ; au même moment que le désert médical est déjà bien avancé. Le métier de notaire était bien souvent un métier de « famille », où l’on héritait de la charge de son père ou de sa mère. Maître Frédéric Ducourau comprend bien la difficulté à l’époque de pouvoir racheter un cabinet sans avoir de réseau social.

Désormais, il est possible de s’installer et de pouvoir mettre en application les 9 d’études nécessaires à l’obtention du diplôme de notaire. Arrive le choix et le temps de se poser les bonnes questions : quel statut juridique choisir ? Comment monter son dossier pour la banque ? Comment faire un bon business plan ? Quel lieu choisir ? Comment bien s’équiper ? Ouvrir une officine peut se comparer au fait de monter une entreprise. Il faut prendre les bonnes décisions et surtout bien penser que se faire une clientèle n’est pas une chose aisée.

Quelle structure juridique choisir ?

Avant de déposer vos statuts, il est important de vous poser les bonnes questions et de surtout de vous renseigner sur toutes les possibilités et solutions qui vous sont proposées. Voici les questions que vous devez vous soumettre :

• Quelles conséquences aura ce choix en matière de statut social et statut fiscal ?
• Est-il possible de faire évoluer mon choix ou est-il réversible ?
• Est-il possible de m’associer et que faire si oui ?

Vous avez donc plusieurs options qui s’offrent à vous comme l’exercice individuel, la société d’exercice libéral, ou encore la société commerciale. Il faudra absolument comparer les avantages et les inconvénients de chacune des structures. Après avoir fait ce choix, il vous faudra effectuer les formalités de déclaration d’entreprise afin de pouvoir donner une existence légale à votre entreprise. Toutes ces formalités se font auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) dont vous allez dépendre.

Au niveau des responsabilités sociales, tous les notaires sont adhérents au contrat d’assurance de responsabilité civils professionnels qui est souscrite par le Conseil supérieur de la profession. Les notaires doivent verser des cotisations annuelles à la caisse régionale de garantie qui permet à leur clientèle d’être assurée par l’ensemble du corps professionnel en cas de faute professionnelle.

Comment établir son business plan ?

Commet toute société ou entreprise, une étude de notaire doit gagner de l’argent pour vivre et surtout perdurer. L’établissement ou la réalisation d’un dossier financier ou « business plan » solide et bien détaillé. Ce dernier doit présenter en quelques pages toutes les prévisions financières de l’étude pour les premières années d’activités. Cela doit marquer et montrer la courbe de croissance que vous espérez avoir durant les 5 premières années minimum. Cela permettra de juger de la faisabilité de votre projet et de surtout estimer sa rentabilité à court et moyen terme.

Vous pouvez vous poser les questions suivantes pour vous aider dans la rédaction de ce dossier :

• Combien d’actes doivent être réalisés la première année ?
• Comment bien estimer les charges et ne pas en omettre ?
• Quel doit être le montant de mon fond de roulement ?

Où ouvrir l’officine ?

Il n’est pas aisé de bien choisir un lieu d’implantation. Le business plan ainsi qu’une étude de marché approfondie peuvent vous aider à faire votre choix et ne pas vous tromper. Il est bien évident qu’il est toujours possible de mal évaluer et de faire le mauvais choix. Evitez de vous retrouver à côté d’un concurrent installé depuis longtemps dans un périmètre réduit. Voyez où les zones administratives commencent à se dessiner et analyser si cette situation serait propice pour vous. Vous devez donc réfléchir à 3 points :

• Quel lieu choisir ? Faut-il être en rez-de-chaussée ou en étage ?
• Quelle surface dois-je sélectionner ?
• Est-il mieux que je sois propriétaire ou locataire ?

Il est parfois bon de faire appel à des agences spécialisées dans ce secteur. On ne peut pas maîtriser toutes les connaissances et compétences.

Comment bien s’équiper et prévoir les futures embauches ?

Il est bien dépassé le temps où tout se faisaient à la main ou à la machine à écrire. Désormais il faut compter sur l’électronique et la high tech pour faire marcher une étude de notaire. Beaucoup de logiciels ont été créé afin de faciliter les différentes tâches des notaires. Un logiciel de rédaction d’actes est le premier achat utile et indispensable à toute nouvelle officine. Cela en va de la bonne marche de toute l’activité. Avec la digitalisation des actes notariés, il faut penser au notaire 2.0 et commencer la transition numérique de votre activité.  Il faut rester connecté à la société et surtout si votre étude est toute nouvelle. Cela vous permettra de vous démarquer de vos concurrents.

Il faudra également prévoir l’embauche de votre premier salarié. Vous n’avez pas forcément les compétences en ressources humaines nécessaire et cela va rendre votre prise de décision difficile. Vous devez au préalablement faire une réflexion sur l’organisation de votre office et sur la répartition des tâches de chacun. Posez-vous les questions suivantes :

• Quel niveau d’expérience doit avoir mon collaborateur ?
• Quand dois-je embaucher ? Au début pour faire plus vite démarrer mon cabinet ou attendre d’avoir un roulement plus important ?

Le métier de notaire est un métier en pleine transformation comme a pu le constater Maître Frédéric DUCOURAU. Il est important que le service rendu par ce corps administratif ne subisse pas de coupure dans certaines zones reculées du pays. L’accès à chacun à des services publics de base est un enjeu majeur des pouvoirs publics. Il faut éviter à tout prix les déserts, médicaux et administratifs.